Validação - Dando às planilhas um toque de entrada de dados

Validação - Dando às planilhas um toque de entrada de dados

Com base em um problema colocado por um cliente para um modelo de controle de vendas, decidi colocar como post para hoje a questão da validação de entrada.

Considere por exemplo um mapa de vendas, onde diversos itens são pré-definidos, como região, produto, situação da venda, previsão de fechamento e outros - ao digitarmos esses dados no mapa, podemos cometer diversos erros que acabam por interferir na análise final do resultado. Assim, recorremos à validação para resolver esse problema.

Considere o mapa abaixo:

esse mapa tem diversas colunas que podem ser padronizadas, o que será demonstrado nos slides seguintes:

A coluna de forecast tem uma lista de opções, assim como as colunas seguintes.

A situação atual da venda

O produto considerado.

Para definir essas listas, criamos as listas em outro worksheet da mesma planilha e fazemos referência a partir de das fórmulas de validação.

O menu de validação é chamado a partir da opção DATA do Excel, e possui três opções, sendo de definição(primeira) a mais importante.

As formulas definem uma variedade de opções para listas, limites mínimos e máximos, valores específicos e outros. A partir da definição de validação, quaisquer valores fora do definido são recusados pelo aplicativo, sem necessidade de programação. Nos exemplos acima usamos caixas de combinação pois criamos listas, fazendo referência a elas nas fórmulas. Criamos uma validação para cada coluna e depois replicamos na planilha. Pronto - temos uma entrada de dados de classe mundial.

Para maiores informações, busquem em validação no manual do Excel.









quinta-feira, 29 de setembro de 2011

Nova newsletter da Base de Conhecimentos

A base de conhecimentos de Excel, BI e EDW está em fase de implementação - já temos aproximadamente 30 artigos e vamos chegar a mais de 600 até o fim do mês de Outubro. Quem desejar receber sem compromisso nossa newsletter e saber mais do conteúdo da nossa base, entre no link: http://www.khydra.com/kb/Newsletter.aspx e cadastre seu e-mail.

Aguardo suas inscrições!

Usando o editor do VB - Dica rápida!

Dica rápida para acessar o editor do VBA do Excel

Para chamar o editor: ALT+F11

Para sair do Editor: ALT+Q

sexta-feira, 23 de setembro de 2011

Estudos de Caso em Excel

Como a base de conhecimentos que iremos oferecer a partir de 25/9 terá como um dos tópicos voltado a estudos de caso, estaremos incluindo nela um exemplos de add-ins para orçamentos e contas a pagar/receber, dentro do que tem sido discutido no Blog e agora apresentando a arquitetura "full" - planilha, data entry e banco de dados. Embora esses modelos possam ser facilmente aplicados a qualquer banco de dados, iremos mostrar os exemplos dentro da nossa plataforma, com VIZUBI e SAND (Banco colunar), bem como discutir opçoes de implementação.

No caso de demonstrações financeiras e outros relatórios, manteremos o foco em uma estrutura apoiada na contabilidade(contas, centros de custos e saldo), com base no modelo do SPED contábil - a base de conhecimentos terá o apoio de um especialista Sr em Controladoria que irá nos assessorar em  todos os modelos e demonstrações. A participação deste controller será um dos diferenciais de nossa base de conhecimento, uma vez que boa parte do nosso público está no setor de finanças e controladoria. Trata-se de um profissional de longa e vasta experiência em grandes empresas do país - seja bem-vindo, Leon Kroll Junior!

quinta-feira, 22 de setembro de 2011

Aplicações com Excel

Tenho visto muitos comentários sobre aplicações em VBA que se propõem a ser aplicativos que usam o Excel como plataforma - sinceramente, na minha experiência não tenho visto dar muito certo - prefiro o enfoque de criarmos código compilado em VB.NET ou C# e fazer a distribuição como Excel add-ins.

Esse tem sido o enfoque das maiores empresas do mundo que trabalham em cima do Excel. O add-in permite que você use o Excel como parte da solução e acrescente recursos que de outra forma não estariam disponíveis, não sem o risco de exporem codigo e oferecer segurança questionável. o único senão é exigirem o Excel como pré-requisito. A alternativa são os novos controles que embutem o a funcionalidade do Excel em um aplicativo  sem que este esteja instalado. Estes programas custam em torno de US$ 1.000 e US$ 5.000, mas permitem a distribuição de aplicações sem o Excel, exigindo também uma linguagem de programação(VB,JAVA,C#)

Aplicações VBA tem escopo reduzindo e não podem ser distribuídas com segurança - mas add-ins, sim. Portanto, quando alguém falar com você sobre aplicações Excel, pergunte antes sobre a forma de distribuição, isso pode diferenciar entre um programa "quebra-galho" ou uma aplicação de verdade.

Nova Loja online da Khydra

Visitem nossa nova loja virtual no endereço www.khydra.loja2.com.br  e encontrem lá todos os nossos produtos

Quer ganhar um dinheiro extra com seu trabalho com Excel?

Como parte da inciativa da publicação da base de conhecimento, estou disponibilizando um novo espaço a ser comercializado em 25/9 onde os profissionais cadastrados poderão divulgar livremente seus produtos, desde que associados à linha de atuação do site(Excel e tecnologias associadas) - procuramos planilhas, modelos matemáticos e aplicativos associados ao Excel. Cobramos uma taxa de 10% sobre o valor anunciado e colocamos em nossa loja eletrônica
Maiores informações pelo telefone 19-3869-3823 ou pelo e-mail excel@khydra.com.

sexta-feira, 16 de setembro de 2011

Um exemplo de um Dashboard - Fluxo de Caixa

Exemplo de um relatório interessante que usa amplamente o conceito de dashboards é o Fluxo de Caixa. Um exemplo de Fluxo de Caixa Típico é o mostrado abaixo:

Se feita manualmente essa planilha é extremamente trabalhosa por diversas razões:

1. Precisamos consolidar os saldos de diversas contas manualmente;
2. Para alinhar horizontalmente, novas consolidações manuais;
3. Se algum numero muda na planilha, o localização e ajuste é grande;
4. Para vermos diversos meses a tendência natural é alinharmos os numeros de vários meses horizontalmente, op que causa dificuldades de visualização
5. A extração dos dados é difícil pois se origina dos bancos de dados da produção

 Por outro lado, apresentamos uma visualização alternativa, oriunda dos sistemas contábeis, que consiste na leitura direta dos dados e uso de tabelas Pivot para visualizarmos os dados, na forma descrita abaixo:

Capturamos os dados da Contabilidade na forma dos saldos de conta, resultando no formato:

• Empresa - cod da empresa
• Grupo - receita ou despesa
• Sub-Grupo
• Conta
• Sub Conta
• Data
• Valor do saldo

Assim podemos ter a seguinte massa de dados-fonte para o nosso fluxo de caixa, incluindo os valores previstos: